Sedem rád, ako manažovať firemné pohľadávky a predchádzať tak obchodným rizikám

Foto: Shutterstock

1) Jasné zásady poskytovania úverov

Riadenie predaja a riadenie úverov sú dve samostatné funkcie. „Firmy by vždy mali mať stanovené jasné zásady poskytovania úverov zákazníkom vrátane úverových podmienok, úverových limitov a lehôt splatnosti. A tieto zásady by mali vopred oznámiť svojim odberateľom, respektíve obchodným partnerom, čím predídu nedorozumeniam,“ hovorí generálny riaditeľ spoločnosti Coface Slovenská republika a Česko Ján Čarný.

2) Preverte si partnerskú spoločnosť

Pred dohodou o úverových podmienkach by si mal každý podnikateľ preveriť úverovú bonitu svojho obchodného partnera preskúmaním jeho úverovej histórie, úverového skóre a histórie platieb. Vyhne sa tak obchodným partnerom, ktorí pravdepodobne nebudú úver splácať. Ak na to firma nemá kapacity či možnosti, je lepšie sa obrátiť na profesionálov, ktorí majú skúsenosti s riadením pohľadávok.

V prípade pasívneho dopytu zo strany nového zákazníka je vhodné dbať na zvýšenú opatrnosť a preverenie takéhoto potenciálneho partnera, pretože aj na Slovensku sa už vyskytli prípady, pri ktorých sa dodávatelia stávajú obeťami krádeže identity, keď podvodné štruktúry konajú v mene etablovaných spoločností s cieľom nezákonne vylákať tovar, za ktorý nikdy nezaplatia.

3) Zostaňte maximálne informovaní

Vstupom do obchodného združenia alebo profesijnej organizácie vo vašom odvetví môžete pravidelne sledovať svojich obchodných partnerov prostredníctvom diskusií s ľuďmi, ktorí s nimi tiež obchodujú či spolupracujú.

4) Poistite si svoje obchodné transakcie

Podnikatelia by si mali chrániť svoje podnikanie poistením si úverov. „Mnoho firiem stále podceňuje význam manažmentu pohľadávok nielen pokiaľ ide o samotné informácie, ale aj prevenciu a poistenie pohľadávok. Týmto poistením sa spoločnosť vyvaruje nepríjemnému prekvapeniu z nezaplatenia pohľadávok, ktoré môže mať fatálny vplyv na cash flow a následnú druhotnú platobnú neschopnosť,“ upozorňuje J. Čarný.

Je vždy lepšie nedodať a vybrať si iného odberateľa, ako dodať a nemať zaplatené. Poisťovňa totiž dokáže podvodné firmy vo väčšine prípadov odhaliť. Vďaka poisteniu podnikateľ outsourcuje celý proces manažovania pohľadávok, vďaka čomu sa môžete venovať svojmu core biznisu.

5) Nedovoľte ľahké prekročenie úverových limitov

Ak sa obchodný partner oneskorí s platbou, je potrebné okamžite ho kontaktovať a pripomenúť mu jeho povinnosť. To môže pomôcť vyhnúť sa dlhotrvajúcim omeškaniam a prípadnému nesplácaniu záväzku. „Je treba mať vždy na pamäti, že nedostatočná ráznosť na začiatku by sa neskôr mohla vypomstiť,“ podotýka riaditeľ spoločnosti.

6) Uschovajte si, alebo žiadajte dôkaz

„Čo je na papieri, to sa počíta,“ pripomína odborník s tým, že ústne dohody v prípadnom spore nepomôžu. Aj preto je vždy potrebné uschovať si alebo si vyžiadať potvrdené doklady o dodaní tovaru či poskytnutí zakúpených služieb. Dôležité je uistiť sa, že zákazník nemá žiadne výhovorky na neskoršie zadržanie platby.

Pri dohode o osobitných platobných podmienkach treba zostať primerane flexibilný a nezabudnúť všetky dohody plne zdokumentovať a dôsledne ich sledovať. Okrem dokladov preukazujúcich dodanie tovaru alebo poskytnutie služieb sa často podceňuje aj skupina dokladov preukazujúcich právny titul pohľadávky voči zákazníkovi. Pokiaľ je to možné, vhodné je uprednostniť písomné kúpne zmluvy alebo písomné objednávky než zmluvy uzatvárané prostredníctvom telefonátov, sociálnych sietí a chatov alebo len ústne.

7) Úver monitorujte pomocou špeciálnych nástrojov

Za zváženie stojí aj využitie technológií na automatizáciu procesov riadenia úverov, ako sú kontroly, fakturácia a pripomínanie platieb. To pomôže zefektívniť operácie a znížiť počet chýb. Účinný je pravidelný monitoring kreditu odberateľov, aby bolo zrejmé, že si plnia svoje platobné záväzky. Uľahčí to včasnú identifikáciu potenciálnych problémov a prijatie nápravných opatrení.

„Nikdy a nikde nesmie chýbať mechanizmus kontroly a preverenia partnera, s ktorým plánujeme obchodovať. V súčasnosti existuje široká škála informačných a poisťovacích spoločností, ktoré poskytujú kompletný prehľad o väčšine obchodných partnerov, a to celosvetovo,“ dodáva J. Čarný.