Foto: Shutterstock

V prevahe sú stále papierové faktúry

Podľa prieskumu spoločnosti venujúcej sa digitalizácii účtovníctva až 90 % opýtaných spoločností uviedlo, že faktúry, ktoré dnes prijímajú, sú v drvivej väčšine v papierovej forme (58 %), a len 42 % dokladov je posielaných e-mailom, teda v elektronickej forme. 

Aj z tohto dôvodu na konci roka riešia účtovníčky stratené, chýbajúce či oneskorené faktúry. „Urgujú dodávateľov a zákazníkov s ich dodaním, následne ich musia ešte zaúčtovať, čím sa výrazne komplikuje ich práca. Najväčšie ťažkosti vznikajú pri chýbajúcich faktúrach zo zahraničia, kde je zložitejšia komunikácia, ako aj pri tuzemských faktúrach, kde druhá strana medzičasom zanikla. Straty dokladov však môžu mať vplyv na hospodárenie firmy,“ vysvetľuje zakladateľka Digitoo Karin Fuentesová.

Podľa nej sa s týmito problémami reálne stretáva každá tretia spoločnosť. Napriek povinnosti archivácie faktúr na 10 + 1 rok prím hrajú práve stratené faktúry. Až v polovici prípadov sa náklady nepodarí dohľadať vôbec a firmy ich následne musia odpísať. 

Zastarané systémy, manuálna práca

Častou príčinou týchto problémov je, že podniky používajú zastarané účtovné systémy a sú odkázané na manuálnu prácu. Veľmi podobne sú na tom aj špecializované účtovné firmy. Obe strany pritom papierovaním strácajú čas.

„Za vedenie účtovníctva je zo zákona zodpovedná firma a jej majiteľ, a to aj v prípade, ak je vedením účtovníctva poverená iná fyzická alebo právnická osoba. Ak klient nedoloží, respektíve nevie doložiť doklady, musí počítať s problémom s ich spätným dohľadaním. Dohľadávanie len jednej stratenej faktúry vychádza v priemere na 35 eur, do čoho je započítaný čas účtovníčky či manažéra,” vypočítava odborníčka.