Foto: Archív

Ako odbremeniť podnikateľa

Každý podnikateľ, okrem nevyhnutnosti zabezpečiť top servis pre svojich klientov, má na svojich pleciach nemalú administratívnu záťaž, popritom musí „dať o sebe vedieť“ a získavať nových klientov. To všetko pri zachovaní work-life balansu. Jedným z riešení, ako sa odbremeniť, je využitie pomoci na mieru. Reakciou na dopyt po takomto „supporte“ je ponuka služieb virtuálnych asistentiek.

Príprava podkladov pre účtovníctvo, fakturovanie, aktualizácia firemných údajov, organizácia a správa pracovného kalendára, správa e-shopu, copywriting, ale aj web dizajn, príprava e-mailových kampaní, správa sociálnych sietí – to je len malý výpočet kompetencií, ktoré je možné na ne delegovať.

Nový model spolupráce

Pojem virtuálnej asistencie (VA) sa dostáva do povedomia aj na Slovensku. V zahraničí, najmä na západe, funguje tento model spolupráce už dlhší čas. Treba pripustiť, že u nás bola výrazným akcelerátorom pre rozmach tejto profesie práve pandémia koronavírusu, ktorá vyhnala zamestnancov z kancelárií, keď nastala „doba home-officová“.

Virtuálna asistentka však nie je klasickou sekretárkou, ktorá pracuje z domu. Sama je tiež online podnikateľkou, najčastejšie podniká na živnosť ako samostatne zárobkovo činná osoba (SZČO). Môže však pôsobiť aj vo svojej spoločnosti s ručením obmedzeným (s. r. o.), prípadne pracovať na základe autorskej zmluvy.

Hoci plní úlohy zadávateľa, nemusí medzi nimi nevyhnutne existovať vzťah nadriadenosti a podriadenosti, ako je to v klasickom zamestnaneckom vzťahu. Práve naopak, skúsená virtuálna asistentka môže byť tým kreatívnym elementom, ktorý posunie podnikateľa o level vyššie v jeho podnikaní. Zjednodušene sa dá povedať, že VA je podnikateľka, ktorá vytvára podporu pre expanziu iného podnikateľa.

Potreba delegovať činnosti

„Zo začiatku bolo ovládanie základov administratívy alfou-omegou. No po pandémii, keď bola väčšina firiem nútená pretaviť svoje podnikanie do online sveta, sa spolu s rozvojom marketingovo-predajných stratégií rozvinula aj náplň práce virtuálnej asistentky. Dnes nie je nevyhnutné vypomáhať klientom s administratívou, naopak,“ hovoria spoluzakladateľky projektu Virtuálne asistentky Niki Kolesár a Gabriela Revická (na snímke).

Svojim VA odporúčajú špecializovať sa v oblasti, ktorá im prináša radosť, a v ktorej by sa časom mohli stať expertkami. Môže to byť správa sociálnych sietí, príprava vizuálov, tvorba webových stránok a správa webu, písanie newsletterov, článkov či blogov, klientska podpora, strih videí a iné aktivity.

Klientom VA je zväčša podnikateľ, ktorý si uvedomuje, že potrebuje delegovať činnosti na niekoho ďalšieho, inak vyhorí. Faktom je, že VA si privolávajú na pomoc klienti často v hodine dvanástej. Následne klient presúva zodpovednosti, ktoré ho zaťažujú (alebo aj vyčerpávajú), na virtuálnu asistentku a ona mu vyčistí stôl. Klient sa tak môže koncentrovať napríklad na stratégiu svojho podnikania, kreativitu a najmä na obchod.

Kto je objednávateľ a kto poskytovateľka

Objednávateľom, respektíve klientom VA, sú predovšetkým online podnikatelia, nie je však vylúčené, že si ju najme aj klasický podnikateľ, alebo dokonca aj súkromná osoba, ktorá s podnikaním plánuje začať a potrebuje pomôcť s administratívou a prvotnou propagáciou.

„Na druhej strane toho vzťahu je poskytovateľ/ka s rôznorodým profilom. Ide prevažne o ženy, ktoré sa rozhodli pracovne fungovať flexibilnejšie. Uvedomujú si, že súčasné pracovné nastavenie od-do s dochádzaním na miesto mimo domova prináša mnohé obmedzenia. Neraz sú to ženy v strednom veku, ktoré vnímajú, že potrebujú fungovať inak. Výnimkou nie sú ani študentky s víziou cestovať a fungovať ako digitálne nomádky. Práca virtuálnej asistentky je pre ne ideálny džob, ideálne podnikanie pre odštartovanie kariéry,“ objasňujú spoluzakladateľky projektu.

Výhody využívania virtuálnej asistencie

Asi najpodstatnejšími výhodami sú úspora času, odbúranie administratívnej a finančnej záťaže spojenej so zamestnávaním pracovnej sily a efektivita, flexibilita a odbornosť virtuálnej asistentky.

Podnikateľ v pozícii zamestnávateľa je povinný pre svojich zamestnancov zabezpečiť technicko-materiálne vybavenie (od kancelárskej spinky po počítač) a pribúdajú mu záväzky vyplývajúce zo Zákonníka práce, vrátane daňovo-odvodových povinností. Pretože s VA ide vo väčšine prípadov o obchodnoprávny vzťah, tieto povinnosti, prirodzene, nevznikajú.

V bežnej praxi sa môže stať, že existujú „hluché obdobia“, keď je zamestnanec vyťažený menej. Rovnako nastavenie pracovného času môže byť prekážkou promptného riešenia niektorých situácií. S VA je možné dohodnúť sa na odmene za reálne odpracovaný čas, respektíve za konkrétny projekt, a rovnako na čase, kedy bude k dispozícii, ktorý nemusí zákonite kopírovať štandardný pracovný čas.

Na čo by si mali klienti dávať pozor pri výbere VA?

Nech už je motivácia pre výber VA akákoľvek, ak budete uvažovať nad možnosťou presunúť časť podnikateľských úloh na zodpovednosť iných, aj tu platí, že opatrnosti nikdy nie je dosť. Základom každej spolupráce je kvalitne vypracovaná zmluva. Tá, medzi objednávateľom a VA, by mala okrem všeobecných ustanovení, akými sú identifikácia zmluvných strán, rozsah úloh, časový rámec či stanovenie odmeny, obsahovať aj špecifické ustanovenia.

Osobitnou kapitolou je nevyhnutnosť dohody o mlčanlivosti a ochrane dôverných informácií. VA totiž prichádza do úzkeho kontaktu s celým know-how podnikateľa. Ak svojej VA plánujete zveriť databázu klientov, nesmiete zabudnúť upraviť si ustanovenia o ochrane osobných údajov.

„Okrem potrebnej administratívy odporúčame dať pri výbere VA na svoj pocit. Virtuálna asistentka sa stane vaším obchodným partnerom a budete s ňou mať intenzívny kontakt, preto je dôležité, aby ste si sadli aj ľudsky a boli ste ,na jednej vlne´. Je to ako nový vzťah, ktorý budete rozvíjať, preto je dôležité, aby vám v ňom bolo príjemne. Potrebné je dať si pozor na extrém, keď sa vy, tvorca, stanete asistentom svojej asistentky, teda budete ju urgovať, prosiť, dopytovať sa o dodanie dohodnutých zadaní, mať strach ju kontaktovať a podobne. Bohužiaľ, áno, deje sa aj to, preto odporúčame pýtať si referencie na prácu VA a pred uzavretím dohody si dohodnúť skúšobnú lehotu, keď môžu obe strany dôstojne vycúvať,“ vysvetľujú spoluzakladateľky projektu Virtuálne asistentky a spolupracovníčky v občianskom združení E-ženy, ktoré sú zároveň mama a dcéra.