Mýtus o GDPR #1: Údaje na vizitke je možné ďalej neobmedzene používať
To, že nariadenie General data protection regulation (GDPR) sprísňuje režim spracovania osobných údajov, je známe už v podstate takmer každému slovenskému podnikateľovi. Výraznou novinkou, ktorú nariadenie GDPR prinieslo, je regulácia „elektronických“ dát, rovnako prísne však treba pristupovať aj k údajom fyzicky vytlačeným na papieri vizitiek.
Zdroj foto: Flickr.com
Výmena vizitiek je často zdvorilostným aktom obchodných stretnutí, no aj spracovanie osobných údajov, ktoré na nich sú, podlieha určitým pravidlám ochrany osobných údajov.
Vizitka sama osebe môže byť jednou zo spracovateľských operácií vykonávaných v informačnom systéme, alebo môže predstavovať aj samostatný informačný systém. Z tohto dôvodu sa aj na túto formu spracúvania osobných údajov vzťahuje nariadenie GDPR v celom rozsahu.
Prevádzkovateľ rovnako ako aj sprostredkovateľ sú povinní túto skutočnosť zohľadniť aj v prijatej bezpečnostnej dokumentácii, a to najmä v „Záznamoch o spracovateľských činnostiach“. Prostredníctvom nich by zároveň malo dôjsť k stanoveniu obdobia uchovávania osobných údajov na vizitke. Žiaden právny predpis však konkrétnu lehotu pre spracúvanie týchto osobných údajov neurčuje. Spoločnosť by však mala stanoviť obdobie spracúvania tak, aby bola dôsledne dodržaná zásada minimalizácie uchovávania.
Tlačené vizitky štandardne obsahujú údaje, ktoré sú v duchu GDPR prísne chránené. Meno, telefónne číslo či e-mailová adresa podliehajú podmienkam a zásadám spracúvania osobných údajov vymedzených v GDPR. Preto tak, ako v každej inej situácii, platí, že na spracovanie osobných údajov z vizitky musí existovať právny základ. Relevantným právnym základom pre spracúvanie osobných údajov na vizitke sa javí čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR, ktorým je oprávnený záujem prevádzkovateľa. Takýmto oprávneným záujmom pre spracúvanie osobných údajov na vizitke je napríklad udržiavanie komunikácie a dobrých obchodných vzťahov s obchodným partnerom. Spracúvanie na základe súhlasu neodporúčame, pretože súhlas je možné kedykoľvek odvolať.
„Ak bola vizitka odovzdaná kvôli zabezpečeniu vzájomnej obchodnej komunikácie, neznamená to oprávnenie na spracovanie osobných údajov napríklad na marketingové účely.“
Pri spracúvaní osobných údajov prostredníctvom vizitky je však vo významnej miere potrebné zohľadňovať účel spracúvania. To znamená, že pokiaľ vám vizitka bola odovzdaná kvôli zabezpečeniu vzájomnej obchodnej komunikácie, nie ste oprávnení spracúvať údaje napríklad na marketingové účely, ktoré nesúvisia s predchádzajúcimi účelmi. V takomto prípade by totiž oprávnený záujem nespĺňal požiadavky vymedzené v GDPR a predstavoval by neprimeraný zásah do práv dotknutej osoby.
Problematickou sa môže stať aj situácia, keď by osoba po získaní vizitky vložila údaje z nej do určitého firemného informačného systému, kde by tieto informácie boli k dispozícii napríklad aj iným zamestnancom firmy. Opäť by sa mohlo stať, že údaje v takom prípade budú použité na iný účel ako ten, na aký boli poskytnuté.
Podľa GDPR je prevádzkovateľ povinný pri získavaní osobných údajov plniť svoju informačnú povinnosť. Vzhľadom na to, že vizitky predstavujú špecifický druh spracovateľskej operácie, pri ktorej poskytovanie informácií o spracúvaní osobných údajov podľa čl. 13 GDPR je pomerne náročné, odporúčame poskytovať tieto informácie aspoň prostredníctvom webovej stránky spoločnosti.
Je v podstate nereálne, aby ste si pri získavaní vizitky vášho obchodného partnera alebo klienta nechali udeliť písomný súhlas so spracúvaním osobných údajov. Zároveň poskytovanie informácií o spracúvaní osobných údajov prostredníctvom písomného formulára nebude v mnohých prípadoch pri získaní vizitky možné. Mýtom však zároveň je, že osobné údaje z vizitky je možné využiť na ľubovoľné účely.
Seriál článkov na tému: GDPR smernica – Všeobecné nariadenie o ochrane osobných údajov sponzoruje Positive Services s.r.o.
Mzdová kalkulačka
Mzdová kalkulačka ADVANCED
Kalkulačka tehotenskej dávky
Kalkulačka materskej dávky
Kalkulačka rodičovského bonusu
Valorizácia dôchodkov
Kalkulačka na výpočet dôchodku
Kalkulačka dôchodkového veku
Kalkulačka vdovského dôchodku
Kalkulačka sirotského dôchodku
Kalkulačka minimálneho dôchodku
Porovnanie zdravotných poisťovní
2024
Finanční agenti
Kryptomeny
Unicef
Zamestnanie
SPRAVODAJSTVO
Najčítanejšie
- 1.Stredoveké trhy na Bratislavskom hrade 29. marca - 1. apríla 2024
- 2.Kryptoveľmoci: Najvyššiu mieru vlastníctva kryptomien majú v Turecku, Thajsku a v Argentíne
- 3.Pav Gill: Whistleblower z kauzy Wirecard spustil novú oznamovaciu platformu Confide
- 4.J&T ARCH sa stal najväčším fondom v Česku a na Slovensku
- 5.Veľká noc je najstarším a najvýznamnejším kresťanským sviatkom. Poznáte jej históriu a pôvod?