GDPR: Osobné údaje môžu byť aj v zálohách

Spoločnosti by mali ešte pred vstupom nariadenia GDPR do účinnosti preskúmať, či zálohujú dokumenty, ktoré obsahujú osobné údaje. Ak takéto zálohy existujú, je potrebné ďalej sa im venovať. Je dobré mať jasno v tom, ako záloha vzniká. Môže totiž ísť o manuálne zálohovanie, no do úvahy pripadá aj automatizovaný zálohovací proces. Ak firmy vykonávajú manuálnu zálohu, je potrebné sledovať, či je vo firme určená osoba, ktorá zastúpi poverenú osobu v prípade jej neprítomnosti. 

Okrem toho by mali mať spoločnosti jasno v tom, ktoré informačné systémy majú zálohy vykonávať. Je dôležité presne stanoviť, ktoré systémy majú byť zálohované. Okrem toho je potrebné poučiť oprávnené osoby o fungovaní zálohovania, prijatých mechanizmoch a ďalších okolnostiach týkajúcich sa záloh. 

Zároveň je potrebné venovať pozornosť aj skladovaniu zálohovaných dokumentov. Tieto zálohy by mali byť skladované na osobitnom mieste. Okrem toho je dôležité vytvoriť pravidelný mechanizmus a režim kontroly funkčnosti a dostupnosti vytvorených záloh. V rámci toho by mala firma nastaviť periodicitu tejto kontrolnej činnosti. Zároveň je dôležité testovať aj funkčnosť nosičov, na ktorých sa zálohované údaje nachádzajú.  

Do 25. mája 2018 by každá spoločnosť mala:

• preskúmať, či zálohuje osobné údaje
• nastaviť systémy zálohovania
• poučiť poverenú osobu o používaných systémoch zálohovania
• Ak je to potrebné, určiť osobu, ktorá bude zálohovať systémy v prípade neprítomnosti poverenej osoby
• skontrolovať spôsoby skladovania záloh, následne ich pravidelne kontrolovať