GDPR mení aj formality, dokumentácia bude vyzerať inak

Zdroj foto: Archív redakcie Financial report

Podľa zákona č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov je v súčasnosti potrebné v zákonom stanovených prípadoch vypracovať bezpečnostný projekt. Táto povinnosť však od 25. mája 2018 zanikne. GDPR ukladá určitým subjektom povinnosť vykonať Posúdenie vplyvu na ochranu osobných údajov (Data Protection Impact Assessment, ďalej len „DPIA“), ktoré svojím obsahom nahrádza bezpečnostný projekt.

Dokument DPIA je prevádzkovateľ povinný vypracovať v prípade, že spracúvanie pravdepodobne povedie k vysokému riziku pre práva a slobody fyzických osôb. Prijatie tohto dokumentu je potrebné najmä v týchto prípadoch:

• Prevádzkovateľ vykonáva systematické a rozsiahle hodnotenie osobných aspektov, ktoré je založené na automatizovanom spracúvaní vrátane profilovania, a z ktorého zároveň vychádzajú rozhodnutia s právnymi účinkami.
• Prevádzkovateľ vo veľkom rozsahu spracúva osobitnú kategóriu osobných údajov. 
• Prevádzkovateľ vykonáva systematické monitorovanie verejne prístupných miest vo veľkom rozsahu.

Posúdenie povinnosti vykonať DPIA môže však vzhľadom na nejednoznačné vymedzenie tejto povinnosti vyvolať problémy v aplikačnej praxi.

GDPR zároveň bližšie stanovuje obsahové náležitosti DPIA. Prevádzkovateľ by mal v takomto dokumente uviesť systematický opis plánovaných spracovateľských operácií vrátane účelov spracúvania. Zároveň by mal posúdiť primeranosť a nutnosť spracovateľských operácií vo vzťahu k vymedzenému účelu. Význam spracovania tohto dokumentu spočíva najmä v posúdení rizika pre práva a slobody dotknutých osôb a v opise prijatých bezpečnostných opatrení pre zmiernenie tohto rizika.

Vo vzťahu k jednotlivým informačným systémom dôjde nadobudnutím účinnosti GDPR k zrušeniu povinnosti osobitnej registrácie a oznámenia informačného systému na Úrade na ochranu osobných údajov SR. V rámci evidencie informačných systémov dôjde k nahradeniu evidenčných listov záznamami o spracovateľských činnostiach. Vypracovanie tohto dokumentu sa nevzťahuje len na prevádzkovateľov, ktorí v rámci svojej spoločnosti zamestnávajú menej ako 250 osôb, ak takéto spracúvanie pravdepodobne nepovedie k riziku pre práva a slobody dotknutej osoby. Prevádzkovateľ zároveň nie je povinný vypracovať záznamy, ak vykonáva len príležitostné spracúvanie alebo spracúvanie, ktoré nezahŕňa osobitnú kategóriu osobných údajov.

V rámci týchto záznamov je potrebné poskytnúť informácie o prevádzkovateľovi a zodpovednej osobe, vymedzenie účelu spracúvania, opis kategórií dotknutých osôb a kategórií osobných údajov, určenie príjemcov, ktorým osobné údaje boli alebo budú poskytnuté, informácie o prenose do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie, predpokladané lehoty na vymazanie rôznych kategórií osobných údajov a opis prijatých technických a organizačných bezpečnostných opatrení.

Súčasťou dokumentácie prevádzkovateľa by mali byť aj všetky zmluvy o spracúvaní osobných údajov, ktoré má uzatvorené s jednotlivými sprostredkovateľmi. V rámci obsahových náležitostí takejto zmluvy by mal byť vymedzený najmä predmet, doba a účel spracúvania, typ osobných údajov a kategórie dotknutých osôb. Dôležitým ustanovením zmluvy je predovšetkým vymedzenie práv a povinností sprostredkovateľa. Uzatvorenie takejto zmluvy je nevyhnutné s každou osobou, ktorá spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa (napríklad externý mzdový účtovník).

V rámci tejto dokumentácie by mali byť vedené aj udelené súhlasy so spracúvaním osobných údajov a poučenia oprávnených osôb tak, aby bol prevádzkovateľ na požiadanie dozorného orgánu schopný hodnoverne preukázať splnenie svojich povinností.