Všetky oprávnené osoby by mali poznať základné zásady spracovania osobných údajov. Nariadenie GDPR ustanovuje niekoľko základných zásad. Sú nimi: 

• zákonnosť, spravodlivosť a transparentnosť
• obmedzenie účelu
• minimalizácia údajov
• správnosť
• minimalizácia uchovávania
• integrita a dôvernosť

Zároveň platí, že prevádzkovateľ je zodpovedný za to, aby jeho procesy boli v súlade s týmito zásadami a musí byť schopný tento súlad preukázať. 

Preto je dôležité, aby oprávnené osoby podrobnejšie vedeli, čo všetko dodržiavanie týchto zásad zahŕňa. Dodržiavanie týchto zásad si totiž častokrát vyžaduje správne pracovné návyky. Opravnené osoby by napríklad úplne automaticky mali dodržiavať pravidlo čistého stola. To hovorí o tom, že oprávnená osoba by nemala nechávať, napríklad na pracovnom stole, nechránené dokumenty s osobnými údajmi. 

Zároveň je dôležité, aby oprávnená osoba dokázala uvažovať nad tým, či dodržiava napríklad zásady minimalizácie a taktiež nad tým, či náhodou na konkrétnu spracovateľskú operáciu existuje súhlas, prípadne iný právny základ. 

Každá oprávnená osoba sa samozrejme nemusí stať odborníkom na spracovanie osobných údajov, interné školenie však každej osobe umožní získať nevyhnutný základ. Zároveň tieto osoby efektívne získajú informáciu o tom, na koho sa v rámci firmy obrátiť, ak v súvislosti so spracovaním osobných údajov vzniknú pochybnosti.

Do 25. mája 2018 by spoločnosti mali:

• uskutočniť školenie oprávnených osôb o legislatívnych zmenách
• poučiť oprávnené osoby o vnútorných procesoch v rámci firmy