Excel už personalistom nestačí. Firmám môže zbytočne ukrojiť až 20 hodín práce mesačne

Foto: Freepik

Digitalizácia personálnych procesov na Slovensku napreduje, no stále naráža na jeden pretrvávajúci problém – Excel. Hoci moderné HR systémy dokážu automatizovať veľkú časť administratívy, väčšina slovenských personalistov sa stále pravidelne vracia k tabuľkám.

Podľa prieskumu HR platformy Humanet používa Excel v nejakej forme najmenej raz mesačne až 82 percent respondentov. To je výrazne viac ako vo svete, kde podľa prieskumu HR.com State of People Analytics z roku 2024 pracuje s Excelom 63 percent personalistov. Odborníci upozorňujú, že nejde len o otázku komfortu. Manuálne spracovanie údajov môže personalistov pripraviť až o 20 hodín práce mesačne.

Niektoré firmy stále fungujú na papieri

Excel zostáva populárny najmä preto, že je dostupný a väčšina zamestnancov s ním vie pracovať. Práve to však podľa odborníkov často brzdí ďalší rozvoj digitalizácie. „Časté využívanie tohto nástroja sa však v praxi stáva bariérou pri konsolidácii dát. Vyžaduje si manuálne zásahy, čo znamená časovú záťaž pre HR tímy, zvyšuje riziko chýb a závislosť reportingu od individuálnej práce,“ hovorí Milan Urbaník, riaditeľ pre stratégie z Humanetu.

Digitalizácia pritom v niektorých oblastiach personálnej agendy stále výrazne zaostáva. Prieskum ukázal, že papier ako hlavný nástroj pri nábore alebo zaškoľovaní nových zamestnancov stále využíva 15 percent spoločností. „Dokonca papier, ako hlavný nástroj pri nábore a onboardingu zamestnancov, ešte stále využíva 15 percent spoločností,“ upozorňuje Milan Urbaník.

Najlepšie je na tom mzda, najhoršie benefity

Úroveň digitalizácie sa medzi jednotlivými HR procesmi výrazne líši. Najďalej sú firmy pri spracovaní miezd, kde automatizované alebo integrované riešenia využíva približne tri štvrtiny spoločností. Veľká časť firiem digitalizovala aj evidenciu dochádzky.

Naopak, pri zamestnaneckých benefitoch stále využíva papier alebo Excel 42 percent firiem. Podobná situácia je aj pri HR analytike a reportingu, kde zastarané postupy používa takmer polovica spoločností. „Odráža to legislatívnu náročnosť a dostupnosť mzdových systémov na trhu,“ vysvetľuje Milan Urbaník.

Zamestnanci si čoraz viac vybavia sami

Pozitívnym trendom je rast takzvanej zamestnaneckej samoobsluhy. Ide o systémy, prostredníctvom ktorých si zamestnanci sami vybavujú dovolenky, kontrolujú dochádzku, aktualizujú osobné údaje alebo žiadajú rôzne potvrdenia bez zásahu personalistu. Takéto riešenia už nevyužíva len približne pätina firiem.

Ich prínos potvrdzujú aj zahraničné štúdie. Podľa spoločnosti Gartner trávia HR špecialisti každý týždeň 10 až 15 hodín odpovedaním na otázky zamestnancov, ktoré by si ľudia pri dobre nastavených systémoch vedeli vyriešiť sami.

Do HR vstupuje aj umelá inteligencia

Digitalizácia už dnes nie je len o elektronických formulároch alebo automatizácii dochádzky. Prieskum ukázal, že približne tri pätiny slovenských spoločností už využívajú vo svojej personálnej agende niektorý z nástrojov umelej inteligencie. Vo svete pritom využívanie AI v oblasti riadenia ľudských zdrojov v minulom roku takmer zdvojnásobilo tempo rastu.

Umelá inteligencia nachádza využitie napríklad pri predvýbere životopisov, tvorbe pracovných inzerátov, internom vzdelávaní či odpovediach na rutinné otázky zamestnancov.

Firmy chcú investovať napriek šetreniu

Aj keď mnohé podniky v súčasnosti obmedzujú investície, digitalizácia HR zostáva jednou z priorít. Viac ako tretina oslovených spoločností plánuje počas najbližšieho roka zvýšiť výdavky na technologický rozvoj personálnych systémov. Najväčší priestor na zlepšenie vidia v internej komunikácii, nábore zamestnancov, hodnotení výkonu či HR analytike.

Rozvoj však často brzdia obmedzené rozpočty aj nedostatok IT kapacít. Podľa Milana Urbaníka sa pritom investície do digitalizácie firmám vracajú pomerne rýchlo. „Priemerná rentabilita transformácie sa pohybuje na úrovni 120 percent. Ak firmu stojí transformácia počas piatich rokov napríklad desaťtisíc eur, na nákladoch za ten čas ušetrí 22 tisíc eur,“ vypočítava.