Papierovanie okolo služobiek stojí firmy stovky hodín ročne. Najväčším problémom sú stratené doklady

Foto: Freepik

Služobné cesty patria k bežnej súčasti podnikania. Kým zamestnanci riešia stretnutia s klientmi alebo obchodné rokovania, firmy musia následne spracovať množstvo administratívy spojenej s cestovnými náhradami. Čím je spoločnosť väčšia a čím viac jej ľudia cestujú, tým viac času a peňazí tento proces stojí.

Podľa odborníkov pritom nejde len o samotné vyúčtovanie nákladov. Administratíva sa začína ešte pred odchodom na služobnú cestu a končí až jej zaúčtovaním.

Jedna služobná cesta znamená tri administratívne kroky

Spracovanie pracovnej cesty pozostáva z viacerých fáz. Najskôr je potrebné vystaviť cestovný príkaz, zabezpečiť jeho schválenie, prípadne vyplatiť preddavok a objednať ubytovanie, dopravu či ďalšie služby.

Po návrate zamestnanec pripravuje vyúčtovanie, ku ktorému prikladá všetky účtovné doklady. Nasleduje kontrola, schvaľovanie a zaúčtovanie výdavkov. Každý z týchto krokov si vyžaduje čas zamestnanca aj účtovníka.

Vo väčších firmách ide o mesiace práce

HR platforma Humanet prepočítala administratívnu záťaž pri konzervatívnom odhade desať minút na spracovanie jedného cestovného príkazu.

V malej firme s približne 25 zamestnancami, kde služobne cestuje najmä vedenie spoločnosti, predstavuje administratíva približne 8 až 17 hodín ročne.

Výrazne odlišná situácia nastáva vo firmách s aktívnym obchodným tímom. Spoločnosť so stovkou zamestnancov a desiatimi obchodníkmi, ktorí absolvujú priemerne tri pracovné cesty týždenne, vytvorí približne 1 400 cestovných príkazov ročne. Ich spracovanie predstavuje asi 233 hodín práce, teda takmer šesť pracovných týždňov.

Vo veľkých podnikoch s približne 500 zamestnancami môže administratíva pracovných ciest zabrať až 833 až 1 167 hodín ročne, čo predstavuje päť až sedem mesiacov práce jedného človeka na plný úväzok.

Podľa Humanetu dokáže vhodný softvér pri spracovaní bežného cestovného príkazu skrátiť manuálnu prácu o viac ako 75 percent.

Do nákladov nepatrí všetko

Pracovná cesta prináša množstvo oprávnených výdavkov, ktoré môže zamestnávateľ zamestnancovi preplatiť. Patria medzi ne napríklad náklady na dopravu, ubytovanie, pohonné hmoty, parkovanie či zákonné stravné.

Naopak, za daňovo neuznateľné sa považujú výdavky presahujúce zákonné limity alebo náklady, ktoré nesúvisia s pracovnou cestou, napríklad pokuty či neprimerane luxusné služby.

Časté komplikácie vznikajú pri použití súkromného vozidla. „Firma musí mať na pamäti, že takéto vozidlo treba zahrnúť do najbližšieho daňového priznania dane z motorového vozidla. Je preto potrebné si odložiť kópiu technického preukazu vozidla,“ radí Ondrej Gaššo, odborný metodik z HR systému Humanet.

Technický preukaz slúži nielen ako podklad pre daňové priznanie, ale obsahuje aj údaje o spotrebe vozidla potrebné na správny výpočet cestovných náhrad. Dôležité je tiež evidovať najazdené kilometre a cenu pohonných hmôt v čase pracovnej cesty.

Odborník zároveň odporúča myslieť aj na poistenie. „Dobrým zvykom je, ak firma trvá na havarijnom poistení súkromného vozidla, ktoré sa použije na služobné účely. Vyhne sa tým možným komplikáciám v prípade nepríjemnej udalosti vzniknutej počas pracovnej cesty,“ odporúča Ondrej Gaššo.

Stratený bloček môže znamenať problém

Jednou z najčastejších komplikácií pri vyúčtovaní služobných ciest zostáva strata pokladničných dokladov. Stačí chýbajúci účet za hotel, parkovanie alebo taxík a zamestnanec môže mať problém s preplatením výdavkov.

„V prípade straty dokladov má zamestnanec možnosť vyžiadať si od poskytovateľa služby opis dokladu. Pri faktúrach je to jednoduchšie, no pri bločkoch z registračnej pokladnice niekedy nemožné,“ vysvetľuje Ondrej Gaššo.

Niektoré spoločnosti umožňujú výnimočne nahradiť chýbajúci doklad čestným vyhlásením zamestnanca. O tom, či bude výdavok uznaný, však rozhodujú interné pravidlá firmy. „Je potom na posúdení firmy, či, v akej výške a ako často takýto výdavok bez dokladu uzná a preplatí,“ konštatuje Gaššo.

Aj v takom prípade však podľa odborníka ide z pohľadu zamestnávateľa o nedaňový výdavok.

Pozor aj na spoločné ubytovanie

Odborníci upozorňujú aj na detail, ktorý firmy často prehliadajú. Ak je na jednej faktúre ubytovaných viac zamestnancov, dokument by mal obsahovať mená všetkých osôb. V opačnom prípade môže mať zamestnávateľ problém preukázať, komu bol výdavok určený a či si jeho preplatenie neuplatňuje viac ľudí.

Aj takáto zdanlivá maličkosť môže pri kontrole zbytočne skomplikovať účtovníctvo. Digitalizácia pracovných ciest tak dnes nie je len otázkou komfortu. Firmám pomáha znižovať administratívne náklady, obmedzovať chybovosť a zrýchľovať procesy, ktoré pri väčšom počte služobných ciest dokážu zabrať stovky hodín práce ročne.