Elektronická fakturácia nemusí byť drahá ani komplikovaná, stačí si len vybrať správny variant

Foto: Magnific

Zavedenie elektronickej fakturácie nemusí byť zložité a v praxi sa nebude výrazne líšiť od dnešnej práce s faktúrami. Hoci eFaktúra bude štruktúrovaným elektronickým dokladom, používateľ si ju bude vedieť zobraziť podobne ako dnes. Rozdiel bude v tom, že údaje z nej bude možné automatizovane spracovať priamo v systémoch. Vďaka tomu sa obmedzí manuálne prepisovanie údajov, zníži chybovosť, zrýchli spracovanie dokladov, zlepší prehľad o faktúrach, eliminuje sa tlač na papier či fyzická archivácia a celkovo podporí automatizácia účtovných procesov. Doručovanie elektronických faktúr bude zabezpečované prostredníctvom poskytovateľov doručovacej služby, teda takzvaných digitálnych poštárov. Odborné analýzy ukazujú, že elektronická fakturácia môže zrýchliť spracovanie dokladov približne o 50 až 70 %, znížiť náklady na ich administratívu o 60 až 80 % a zvýšiť celkovú efektivitu vedenia účtovníctva o 20 až 40 %.

„Účtovné firmy sú pri zavádzaní elektronickej fakturácie kľúčové, pretože práve ony budú mnohým podnikateľom pomáhať s prechodom na elektronickú fakturáciu a každodenným používaním nového spôsobu práce s faktúrami. Preto je naším cieľom pomôcť živnostníkom aj firmám pripraviť sa na elektronickú fakturáciu prakticky a včas – už dnes im vieme v spolupráci s dodávateľmi riešení ukázať reálne spracovanie elektronickej faktúry – od jej vystavenia cez zaslanie až po zaúčtovanie. Plnohodnotná dobrovoľná prevádzka je plne funkčná.“ hovorí Stanislav Pavlovič, generálny riaditeľ sekcie IT finančnej správy.

Modelové príklady: Vhodné riešenie sa nájde pre každého

Finančná správa pripravila tri modelové situácie, ktoré majú podnikateľom pomôcť lepšie sa zorientovať v dostupných riešeniach. „Podnikateľ by si mal čo najskôr určiť, koľko faktúr mesačne vystavuje a prijíma, či už používa účtovný alebo fakturačný softvér a akú úlohu má v procese jeho účtovník. Na základe toho bude vedieť ľahko porovnávať a vybrať si konkrétne riešenia,“ odporúča S. Pavlovič.

Modelový príklad 1: Drobný živnostník - neplatiteľ DPH, ktorý fakturuje len občanom

Ide o živnostníka, ktorý nie je platiteľom DPH, svoje služby fakturuje výlučne bežným spotrebiteľom a mesačne prijíma približne 5 faktúr súvisiacich s podnikaním, napríklad za mobilné služby, energie alebo nájom. Nemá vlastný účtovný softvér, faktúry aktuálne vystavuje v exceli a v pdf ich posiela zákazníkom – občanom emailom. Prípadné doklady (faktúry, bločky) odovzdáva fyzicky alebo oskenované emailom externému účtovníkovi.

Aká povinnosť ho čaká:

• Keďže fakturuje len občanom, povinnosť vystavovať elektronické faktúry mu v tomto prípade nevznikne. Bude však musieť byť pripravený prijímať elektronické faktúry od svojich dodávateľov.

Predpokladané riešenie:

• Podnikateľovi bude stačiť jednoduchá webová aplikácia bez nutnosti inštalácie či zakúpenia komplexného účtovného softvéru a s prístupom pre účtovníka a základnou legislatívnou archiváciou.

Predpokladaná cena:

• 0 € mesačne
• Pri takomto nízkom počte prijatých faktúr sú na trhu dostupné aj bezplatné riešenia bez poplatkov za aktiváciu.
• Podnikateľ by si však mal overiť, či riešenie bude zahŕňať aj základnú legislatívnu archiváciu a prístup pre účtovníka.

Čo má urobiť:

• U externého účtovníka by si mal overiť, či jeho softvér podporuje eFaktúru, či je napojený na digitálneho poštára, ako bude prebiehať odovzdávanie dokladov a či sa zmení cena účtovných služieb.
• Podnikateľ si však môže jednoduché riešenie na prijímanie eFaktúr bez zložitej technickej inštalácie vybrať aj sám. Pomôcť mu môže prehľad dostupný na www.info-efaktura.sk, kde nájde poskytovateľov jednoduchých schránok na elektronické faktúry pre živnostníkov, mikropodniky či malé a stredné firmy aj dodávateľov účtovného softvéru a podnikových riešení. Na portáli finančnej správy je zároveň zverejnený zoznam všetkých certifikovaných poskytovateľov doručovacej služby a ich sprostredkovateľov, teda digitálnych poštárov.
• U dodávateľa by sa mal pýtať, koľko dokladov mesačne zahŕňa daný bezplatný balík, či je v cene archivácia eFaktúr a či je možné pridať bezplatný prístup pre externého účtovníka.

Odporúčanie odborníka finančnej správy:

„Drobný živnostník, ktorý mesačne pracuje len s niekoľkými faktúrami, spravidla nepotrebuje komplexný účtovný softvér. Postačovať mu môže jednoduchá online aplikácia, pričom na trhu sú dostupné aj bezplatné riešenia. Pri výbere sa oplatí preveriť, či konkrétny bezplatný balík ponúka aj doplnkové služby – napríklad automatické ukladanie dokladov, náhľad a archiváciu faktúr alebo možnosť prístupu pre účtovníka,“ odporúča Juraj Vojtek, riaditeľ odboru špecializovanej digitalizácie sekcie informatiky Finančného riaditeľstva SR.

Modelový príklad 2: Živnostník – platiteľ DPH s externým účtovníkom

Ide o živnostníka, ktorý je platiteľom DPH a mesačne vystaví približne 15 faktúr iným firmám a zároveň prijme približne 15 faktúr od dodávateľov, teda spolu pracuje asi s 30 dokladmi mesačne. Účtovníctvo mu spracúva externý účtovník, ktorý používa vlastný účtovný softvér a za jeho služby mu platí mesačný paušál.

Aká povinnosť ho čaká:

• Pri vybraných tuzemských transakciách medzi podnikateľmi bude musieť od 1. januára 2027 elektronické faktúry vystavovať aj prijímať. Keďže účtovníctvo rieši externe, dôležité bude nastaviť si proces tak, aby doklady nebolo potrebné manuálne preposielať cez email alebo opakovane exportovať.

Predpokladané riešenie:

• Pre tohto podnikateľa bude vhodné jednoduché riešenie „všetko v jednom“ na vystavovanie, prijímanie, zasielanie aj archiváciu eFaktúr – a to buď formou webovej aplikácie cez základný paušálny balík poskytnutý dodávateľom účtovného softvéru alebo digitálnym poštárom, ktorí dokážu poskytnúť tiež prístup pre externého účtovníka aj automatické párovanie platieb.
• Odborníci pri takomto objeme dokladov odporúčajú zvážiť vlastný prístup podnikateľa do riešenia, ku ktorému bude mať externý účtovník prístup na spracovanie dokladov. Dôvodom je, aby doklady aj Peppol identita zostali pri zmene účtovníka podnikateľovi a zachovala sa tak kontinuita, navyše nebude potrebné doklady manuálne preposielať ani exportovať.

Predpokladaná cena:

• Cca 5 – 15 € bez DPH mesačne
• Konečná suma bude závisieť od toho, či podnikateľ využije fixný mesačný paušál za istý objem spracovaných faktúr alebo kombináciu základného poplatku a variabilnej zložky (doplatok pár centov za každú faktúru nad limit balíka). Cena za spracovanie faktúr sa s ich narastajúcim počtom bude znižovať.

Čo má urobiť:

• U účtovníka by si mal overiť, či jeho softvér podporuje eFaktúru, či je napojený na digitálneho poštára, ako bude prebiehať odovzdávanie dokladov a či sa zmení cena účtovných služieb.
• Môže si urobiť tiež vlastný prieskum trhu – osloviť dodávateľov účtovných systémov alebo digitálnych poštárov, či budú poskytovať riešenie všetko v jednom, a overiť si cenu za spracovanie cca 30 dokladov, prípadný poplatok za archiváciu, za prekročenie počtu faktúr, prístup pre účtovníka, podporu a dostupnosť služby.

Odporúčanie odborníka finančnej správy:

„Pri rozhodovaní o vhodnom riešení sa oplatí pozerať na viac než len na jeho cenu. Dôležitá je spoľahlivosť systému, dostupnosť zákazníckej podpory aj možnosti prepojenia s účtovným softvérom. Praktickou výhodou je tiež automatizovaný prenos dokladov k účtovníkovi bez potreby ich manuálne exportovať,“ radí Juraj Vojtek.

Modelový príklad 3: Malá s.r.o. s vlastným fakturačným softvérom

Ide o spoločnosť s ručením obmedzeným, ktorá je platiteľom DPH. Jej interná účtovníčka používa fakturačný alebo účtovný softvér, za ktorý firma platí mesačný paušál a mesačne spracuje približne do 100 faktúr.

Aká povinnosť ju čaká:

• Firma bude musieť pri vybraných tuzemských transakciách podnikateľským subjektom elektronické faktúry vystavovať aj prijímať.

Predpokladané riešenie:

• Keďže už používa účtovný softvér, najdôležitejšie bude zabezpečiť jeho prepojenie s digitálnym poštárom tak, aby firma nemusela meniť zaužívaný spôsob práce.
• Odborníci odporúčajú len doplniť doručovaciu vrstvu cez digitálneho poštára (API, webhooky, konektory). Existujúci softvér je možné prepojiť priamo, bez výmeny nástroja.
• Komplexný účtovný softvér sa oplatí pri sklade, mzdách alebo viacerých účtovných okruhoch.

Predpokladaná cena:

• Cca 10 – 40 € bez DPH mesačne
• Konečná suma bude závisieť od toho, či podnikateľ využije fixný mesačný paušál za istý objem spracovaných faktúr alebo kombináciu základného poplatku a variabilnej zložky (doplatok pár centov za každú faktúru nad limit balíka).
• Pri tomto objeme sa bude obvykle využívať firemný biznis balík, kde jednotková cena za prenesenú faktúru s vyšším objemom výrazne klesá.
• K mesačnému paušálu treba v niektorých prípadoch pripočítať aj jednorazový poplatok dodávateľovi softvéru za samotné technické prepojenie (integráciu) na digitálneho poštára.

Čo má urobiť:

• Firma by mala čo najskôr osloviť svojho dodávateľa fakturačného alebo účtovného softvéru a zistiť, či a kedy bude ich aktuálny systém pripravený na eFaktúru, či bude podporovať priame prepojenie cez API a ako presne bude prebiehať automatický import a export dokladov.
• Ak bude jej dodávateľ účtovného softvéru súčasne aj integrovaný digitálny poštár, mala by si preveriť, či:
  • je táto služba v jeho verzii softvéru už automaticky zahrnutá v ich súčasnom predplatnom/licencii, alebo si vyžaduje aktiváciu vyššieho firemného biznis balíka.
  • Aké sú presné podmienky pre objem do 100 dokladov mesačne, aké sú poplatky za prípadné prekročenie tohto limitu a či balík obsahuje aj garantovanú dlhodobú legislatívnu archiváciu a tiež automatické párovanie platieb.
  • Poskytuje dodávateľ bezplatné testovacie (demo) prostredie, aby si firma mohla automatické doručovanie vyskúšať ešte pred ostrou prevádzkou.
• V prípade, že jej dodávateľ účtovného softvéru bude pripravený na efakturáciu, ale nebude súčasne aj digitálnym poštárom, mala by si:
  • Vyžiadať od dodávateľa technickú dokumentáciu k API konektoru a zistiť, či si za samotné prepojenie na externú službu bude účtovať dodatočné náklady.
  • Urobiť vlastný prieskum trhu medzi nezávislými digitálnymi poštármi a vybrať takého, ktorý sa dokáže bez problémov technicky integrovať na ich existujúci účtovný systém.
  • Pri výbere externého digitálneho poštára overiť okrem ceny za prenos 100 faktúr najmä stabilitu jeho infraštruktúry, dostupnosť technickej podpory (SLA) a to, či dokáže flexibilne rásť spolu s potrebami firmy.
• Zvážiť ekonomickú výhodnosť celého riešenia:
  • Ak by technické prepojenie digitálneho poštára na súčasný účtovný systém znamenalo neprimerané dodatočné náklady, môže firma zvážiť aj riešenie „všetko v jednom“ a prejsť na úplne nový fakturačný softvér, ktorý síce bude znamenať krátku zmenu pre zamestnancov, ale z dlhodobého hľadiska bude finančne aj procesne oveľa efektívnejší. Na trhu už totiž pôsobia aj dodávatelia účtovných a fakturačných softvérov, ktorí sú zároveň digitálnymi poštármi, ako aj digitálni poštári, ktorí k doručovacej službe ponúkajú vlastné nástroje na vystavovanie, prijímanie a správu eFaktúr.

Odporúčanie odborníka finančnej správy:

„S rastúcim počtom faktúr rastú aj nároky na samotné riešenie. Väčšie firmy by preto mali zohľadniť jeho funkčnosť, technologickú úroveň, možnosti integrácie aj cenu. Ak využívajú vlastný informačný alebo účtovný systém, podstatná je možnosť jeho prepojenia s digitálnym poštárom prostredníctvom API, ako aj schopnosť riešenia prispôsobiť sa ďalšiemu rastu a meniacim sa potrebám firmy,“ vysvetľuje Juraj Vojtek.

Čo by si mal podnikateľ overiť ešte pred spustením povinností

Finančná správa odporúča podnikateľom, aby si prípravu nenechávali na poslednú chvíľu. Už v týchto dňoch si môžu overiť, aké možnosti bude ponúkať ich aktuálny účtovný softvér, či sa ich účtovník pripravuje na elektronickú fakturáciu a následne si preskúmať ponuku dodávateľov účtovných softvérov a digitálnych poštárov. Zároveň sa môžu už od 1.6.2026 zapojiť do plnohodnotnej dobrovoľnej prevádzky.

1. Podnikateľ by si mal v prvom kroku spočítať, koľko faktúr mesačne vystavuje a prijíma.
2. Následne by si mal overiť, či sa ho bude týkať povinnosť vystavovať elektronické faktúry pri vybraných tuzemských transakciách (platitelia DPH) a zároveň povinnosť prijímať elektronické faktúry (všetky podnikateľské subjekty).
3. Potom by mal kontaktovať účtovníka alebo dodávateľa svojho softvéru a zistiť, či bude jeho riešenie pripravené na elektronickú fakturáciu a ako bude prepojené na digitálneho poštára.
4. Následne by si mal overiť cenovú ponuku podľa jeho situácie a zamerať sa najmä na odpovede na tieto dôležité otázky:
   • bude riešenie pripravené na vystavovanie aj prijímanie eFaktúr,
   • je napojené na digitálneho poštára,
   • ako sa budú faktúry odovzdávať účtovníkovi,
   • či existuje bezplatný alebo základný balík pre nízky počet dokladov, resp. aké sú limity balíkov,
   • je v cene zahrnutá aj archivácia, používateľský prístup, podpora a prístup pre účtovníka.
5. V prípade, že chce aj naďalej využívať služby externého účtovníka, mal by si u neho overiť, či je pripravený na elektronickú fakturáciu, či je napojený na digitálneho poštára, ako bude eFaktúry preberať a či si za ich spracovanie bude zvyšovať paušál. Zároveň je vhodné zvážiť vlastný prístup podnikateľa do riešenia, ku ktorému bude mať externý účtovník prístup. Výhodou je, že doklady aj Peppol identita zostanú podnikateľovi aj v prípade zmeny účtovníka a nebude potrebné faktúry manuálne preposielať ani opakovane exportovať.