Okresný úrad Košice má novú službu, ktorá klientom umožňuje aj na diaľku sledovať poradie a čas čakania

Okresný úrad (OÚ) Košice má novú službu, ktorá klientom umožňuje aj na diaľku sledovať poradie a zostávajúci čas pre vybavenie svojej záležitosti. Ako pre agentúru SITA objasnil prednosta OÚ Košice Tomáš Kysela, už v minulosti u klientov evidovali zvýšený dopyt po takejto službe, keďže najmä v letných mesiacoch bývajú pomerne preplnené klientske centrá na okresných úradoch. Mnoho klientov si totiž vybavovanie dokladov potrebných na cestovanie necháva na poslednú chvíľu, prípadne si krátko pred odchodom na dovolenku všimnú, že ich dokladom končí platnosť. „Ten nápor je teda nejako prirodzene v letných mesiacoch najväčší,” vraví Kysela.

Lokálna a dôveryhodná platforma

Dodal, že pred niekoľkými rokmi mali podobné riešenie, ktoré bolo založené na tom, že v klientskom centre nainštalovali webovú kameru, ktorá snímala informačnú tabuľu vyvolávacieho systému s poradovými číslami a pracoviskami, ktorú následne vysielala naživo cez sociálnu sieť okresného úradu. Ako však Kysela ozrejmil, vzhľadom na časté zmeny licenčných podmienok týchto sietí nedokázali na to vždy pružne reagovať a túto možnosť museli zrušiť. U klientov je podľa jeho slov po takejto službe dopyt a spytovali sa, kedy takúto službu opätovne zavedú. Myšlienka na takúto službu tu bola podľa jeho slov teda dlho, spustili ju pred niekoľkými dňami.
„Uvažovali sme nad nejakou platformou, ktorá by bola lokálna a dôveryhodná, a zároveň stabilná a udržateľná, aby sme ju vedeli dlhodobo prevádzkovať bez toho, aby sme sa museli prispôsobovať licenčným podmienkam,” vysvetlil Kysela s tým, že hľadali i niekoho, kto by bol tento nápad schopný zrealizovať, a zároveň ho aj možno povýšiť na iný level. Napadlo im, že by bolo dobré, ak by klienti mali aj informáciu o tom, koľko ešte budú čakať, prípadne koľko ľudí je pred nimi.

Vysielanie informačného systému

Téma bola otvorená na stretnutí so zástupcami spoločnosti Antik, s ktorými riešili aj iné témy v meste Košice, a spoločnosť im ponúkla platformu na portáli Naše Košice, kde by im vytvorili sekciu na vysielanie informačného systému. Dohodli sa ale na vylepšení služby tak, aby klienti mohli sledovať svoje poradie aj orientačný čas čakania s informáciou, koľko ľudí je ešte pred nimi. Od nápadu po jeho realizáciu prešlo len niekoľko dní. Antik pre nich vytvoril potrebnú platformu a cez algoritmus sledujúci poradie čísel a ich vývoj dokáže vyrátať zostávajúci čas čakania.

V prípade, ak sa vám nezobrazil zdieľaný obsah nad týmto textom kliknite sem

„Klient dnes príde na OÚ, v kiosku, ktorý je napojený na vyvolávací systém, si vytiahne poradové číslo podľa príslušnej agendy, a keď si naskenuje QR kód, vie si aplikáciu otvoriť cez webové rozhranie Naše Košice.sk, prípadne si stiahnuť aplikáciu do mobilu,” vysvetľuje Kysela s tým, že keď klient zadá do aplikácie poradové číslo, systém mu dokáže automaticky vyrátať orientačný čas čakania. Klient tak nemusí sedieť priamo v klientskom centre, ale vie aj vzdialene sledovať, koľko ľudí je pred ním a ako sa vyvíja poradie, a tiež koľko času ešte má. Nemusí teda tráviť čas v klientskom centre, ale vie ho využiť na iné účely.
Nápor na klientske centrum v Košiciach je podľa jeho slov neraz enormný a čakacia doba pre klienta sa môže vyšplhať aj na hodiny. „Klient dnes môže prísť, vytiahnuť si lístok a v aplikácii si vie overiť, koľko ľudí je pred ním a aká je zhruba čakacia doba. Môže teda odísť z úradu a nečakať tam celé hodiny,” ozrejmuje Kysela. Pre klienta teda benefit spočíva v tom, že čas vie využiť inak, než čakaním, samotnému úradu tiež nová služba pomáha odľahčiť klientke centrum a predísť preplneniu.

Ďalšie rozšírenie služieb

Podľa slov prednostu OÚ Košice sú v pláne aj ďalšie rozšírenia služieb. Sami majú nápady na vylepšovanie, podnety dostávajú aj od klientov. Pracujú napríklad na rozšírení, aby klient dostal od aplikácie notifikáciu tesne pred tým, ako je potrebné, aby sa na úrad dostavil. Okrem iného je v pláne modernizácia a rekonštrukcia parkoviska pri OÚ Košice. „Chceme ho zregulovať rampovým systémom. Dnes je neregulované a parkuje nám pri úrade mnoho študentov či cezpoľných, ktorí využívajú parkovanie zadarmo, a naši klienti nemajú potom kde zaparkovať,” vysvetlil s tým, že rekonštrukciou chcú klientom zaistiť parkovanie.
Napadlo im, že po rekonštrukcii by mohli aplikáciu rozšíriť tak, aby klienti mohli sledovať aj voľné kapacity na parkovanie. Tým, že klient môže sledovať poradie aj vzdialene, uvoľňuje sa tiež kapacita parkoviska pre ďalších klientov. „Nápady idú za pochodu a chceme aplikáciu rozšíriť tak, aby bola proklientska a poskytli sme klientom čo najväčší komfort,“ uzavrel.

 Využitie umelej inteligencie

Riaditeľ spoločnosti Antik Igor Kolla pre agentúru SITA priblížil, že pomocou umelej inteligencie analyzovali obsah na informačnej tabuli v klientskom centre. „Daná tabuľa je fixná a je akoby pod bezpečnosťou siete Ministerstva vnútra SR. Bolo teda veľmi náročné, aby sa niečo prepojilo s tou sieťou,” vysvetlil. Klienti prichádzajú k jednotlivým pracoviskám a na základe predikcie je možné odhadnúť ako dlho ešte klient bude čakať. Tieto údaje prenášajú do aplikácie Naše Košice, ktorá má ale aj ďalšie funkcionality. Podľa Kollových slov aplikáciu využíva vyše 300-tisíc ľudí.
Okrem toho ale prenášajú aj živý obraz z predmetnej tabule. Dodal, že pri vývoji systému pracovali s dátami, ktoré sa aktualizujú a hľadať čo najlepšie riešenie pre užívateľa. Úloha bola podľa šéfa spoločnosti Antik jednoduchá na realizáciu. „Veľmi si budeme vážiť, ak spoločnosť Antik dokáže nasadiť daný systém aj na ďalšie pracoviská. Nevidíme tam žiadnu prekážku. Je to ľahko aplikovateľné,” dodal na margo možnosti prípadného rozšírenia systému aj na ďalšie úrady.

Viac k témam: Antik computers & communications, Informačný systém, Klientské centrum, okresné úrady, Parkovanie, Umelá inteligenciaZdroj: SITA.sk - Okresný úrad Košice má novú službu, ktorá klientom umožňuje aj na diaľku sledovať poradie a čas čakania © SITA Všetky práva vyhradené.

© SITA Slovenská tlačová agentúra a.s. Všetky práva vyhradené. SITA Slovenská tlačová agentúra a.s. si vyhradzuje výlučné právo udeľovať súhlas na rozmnožovanie, šírenie a na verejný prenos tohto článku a jeho častí.