Ako získať z digitalizácie maximum a zjednodušiť si prácu
15.12.2021 (Webnoviny.sk) - Digitalizácia je v súčasnosti skloňovaná zo všetkých strán ako ten najlepší prostriedok na optimalizáciu práce s dokumentmi. Faktúry, zmluvy alebo doklady o nákupe sú najčastejšie dokumenty, ktoré prúdia každou spoločnosťou na trhu a zamestnávajú pritom jednotlivcov, desiatky alebo pokojne aj stovky ľudí pri práci s nimi.
Nie sú to však samotné dokumenty, ktoré by zdržiavali a predražovali spracovanie akejkoľvek činnosti vo vnútri spoločnosti. Navyše je ich existencia daná zákonom, musí vzniknúť ako doklad o určitej transakcii alebo potvrdení vzniknutej dohody.
Problém nie je dokument, ale práca s ním
Manipulácia, teda obeh dokumentov, ich evidencia, pripomienky, schvaľovanie, a nakoniec aj archivácia sú činnosti, ktoré lačne konzumujú čas každého zamestnanca. Všetky tieto procesy navyše vyžadujú spoluprácu niekoľkých osôb, často vzdialených od svojho tradičného miesta v kancelárii, pretože dnes je kanceláriou v podstate akékoľvek miesto na zemi s internetovým signálom.
Ak chceme využiť digitalizáciu na zjednodušenie práce, musíme najskôr skrotiť procesy, ktoré sa za tou prácou skrývajú. Riešenie DocuWare spoločnosti RICOH Slovakia obsahuje už v základnej verzii všetky najdôležitejšie funkcie pre spracovanie, evidenciu a hlavne prácu s dokumentmi naprieč všetkými oddeleniami v spoločnosti.
Ricoh DocuWare – kliknem a mám vybavené
Výkonný a veľmi jednoduchý softvér DocuWare dokáže usmerniť tok dokumentov, automaticky ich triediť podľa ich povahy, vyťažiť všetky potrebné dáta a umožniť ich rýchle vyhľadanie. Začať môžete s prichádzajúcimi faktúrami, ktoré sa automaticky zaevidujú, prípadne uložia, kde je potrebné a rovno vyzvú príslušného schvaľovateľa na jeho vyjadrenie. Zautomatizovať je možné aj evidenciu rôznych účtovných dokladov ako sú platby za ubytovanie, parkovanie atď., ktoré môže ktokoľvek z firmy jednoduchým vyfotografovaním cez mobilný telefón zaslať na vybratú e-mailovú adresu a viac už sa oň nestarať.
Zaujímavá je aj práca so zmluvami, kde vie DocuWare okrem klasickej evidencie tiež strážiť a upozorniť na ich končiacu platnosť. Samozrejmosťou je história všetkých vyjadrení dotknutých strán, prepojenie so všetkými relevantnými prílohami, dodatkami a faktúrami. Príjemnou funkciou je inteligentné vyhľadávanie, ktoré vďaka jednoduchej klávesovej skratke vyhľadá akýkoľvek text označený napr. vo Worde, prehliadači alebo práve otvorenom PDF súbore.
Prístup k miliónom dokumentov odkiaľkoľvek
DocuWare využívajú spoločnosti naprieč celou Európou a spracúvajú milióny skenovaných alebo inak generovaných dokumentov každý mesiac. Možno ho získať formou prenájmu s mesačnou platbou v cloudovej verzii bez nutnosti inštalácie a obstarania hardvéru, alebo ako on-premise riešenie. Viac informácií v oblasti riešení pre správu dokumentov nájdete na webe www.ricoh.sk.
Informačný servis
Viac k témam: Digitalizácia, PR, SpolupracaOdkialkolvek, WorkTogetherAnywhere
Zdroj: Webnoviny.sk - Ako získať z digitalizácie maximum a zjednodušiť si prácu © SITA Všetky práva vyhradené.
© SITA Slovenská tlačová agentúra a.s. Všetky práva vyhradené. SITA Slovenská tlačová agentúra a.s. si vyhradzuje výlučné právo udeľovať súhlas na rozmnožovanie, šírenie a na verejný prenos tohto článku a jeho častí.
Mzdová kalkulačka - výpočet čistej mzdy a ceny práce
Mzdová kalkulačka ADVANCED
Tehotenské: Online kalkulačka na výpočet dávky
Kalkulačka materskej dávky
Valorizácia dôchodkov
Kalkulačka na výpočet dôchodku
Kalkulačka na výpočet dôchodkového veku
Kalkulačka na výpočet vdovského dôchodku
Kalkulačka sirotského dôchodku
Kalkulačka minimálneho dôchodku
Hypotekárna kalkulačka
Porovnanie zdravotných poisťovní
DPH kalkulačka pre rok 2026
Investičná kalkulačka
SPRAVODAJSTVO
Každý bar potrebuje svoju Zlatokopku: Jägermeister Orange v jednoduchom mixe s tonikom
Opozícii sa nepodarilo odvolať ani Tibora Gašpara, opozícia však avizuje ďalšie pokusy až do volieb – VIDEO
Europoslanci žiadajú preveriť vymenovanie šéfa Siemensu za vyslanca pre AI
Prešov dostal pokutu tisíc eur za vianočné stánky pri pamätníku, voči rozhodnutiu sa plánuje odvolať
Európska komisia navrhla nový sankčný balík proti Rusku zameraný na ropu aj kryptomeny
Najčítanejšie
- 1.Energeticky úspornejšie a modernejšie, kultúrne inštitúcie môžu získať dotácie až do 95 percent
- 2.Deň kávy: Pijeme viac kávy, hoci je drahšia ako vlani
- 3.Medzinárodný trestný súd suspendoval prokurátora Karima Khana pre závažné obvinenia
- 4.Prenajímatelia bytov sa pred daniarmi už neschovajú. Finančná správa SR uvidí ich príjmy
- 5.Čo je ADHD a aké sú jeho typické prejavy?










